Czy Booking wystawia faktury?

Booking.com nie wystawia faktur za sam nocleg – dokument ten wystawia właściciel obiektu. Jeśli jednak prowadzisz firmę i korzystasz z Booking.com, otrzymasz od platformy fakturę za usługę pośrednictwa (prowizję), którą musisz rozliczyć jako import usług.

Jak uzyskać fakturę za zarezerwowany nocleg?

Fakturę za pobyt wystawia hotel, apartament, pensjonat lub inny obiekt, w którym zrealizowano rezerwację. Booking.com pośredniczy w zawarciu transakcji, lecz nie dokumentuje usługi zakwaterowania świadczonej przez obiekt.

O potrzebie otrzymania faktury najlepiej poinformować obiekt już podczas rezerwacji. Informację można przekazać w wiadomości wysłanej przez system rezerwacyjny, e-mailem albo telefonicznie. W potwierdzeniu rezerwacji często znajdują się dane kontaktowe obiektu oraz instrukcje dotyczące dokumentów sprzedażowych.

Przedsiębiorca powinien założyć i prowadzić konto firmowe na Booking.com. Dzięki temu dane firmy, takie jak nazwa, adres i NIP, mogą zostać prawidłowo przekazane obiektowi. Samo wskazanie celu służbowego pobytu nie zawsze wystarczy do otrzymania faktury wystawionej na firmę.

Kontakt z hotelem w sprawie faktury

Przed przyjazdem lub podczas zameldowania należy przekazać personelowi komplet danych do faktury. Dotyczy to przede wszystkim nazwy firmy, adresu siedziby i numeru NIP. Osoba prywatna powinna podać imię, nazwisko oraz adres, jeśli dokument ma być wystawiony na jej dane.

Faktura jest często przygotowywana przy wymeldowaniu. Obiekt może też przesłać ją po zakończeniu pobytu na wskazany adres e-mail. Termin i forma przekazania dokumentu zależą od przepisów obowiązujących w kraju świadczenia usługi oraz procedury przyjętej przez obiekt.

• zgłoszenie potrzeby otrzymania faktury podczas rezerwacji,
• kontakt mailowy lub telefoniczny z obiektem,
• przekazanie pełnych danych nabywcy,
• odbiór dokumentu w recepcji albo otrzymanie go po pobycie drogą elektroniczną.

Terminy wystawienia faktury

Termin wystawienia faktury wynika z przepisów podatkowych właściwych dla danego kraju. W polskich realiach dokument dotyczący usługi noclegowej powinien zostać wystawiony w terminie przewidzianym dla tego rodzaju sprzedaży, zwykle na żądanie klienta zgłoszone w odpowiednim czasie.

Brak faktury po wymeldowaniu należy zgłosić bezpośrednio obiektowi. W wiadomości dobrze wskazać numer rezerwacji, datę pobytu oraz dane, które mają znaleźć się na dokumencie.

Kto wystawia fakturę za nocleg z Booking.com?

Fakturę za nocleg zarezerwowany przez Booking.com wystawia właściciel lub operator obiektu. Platforma jest pośrednikiem między gościem a obiektem i nie świadczy na rzecz gościa samej usługi zakwaterowania.

Potwierdzenie rezerwacji otrzymane z Booking.com nie zastępuje faktury VAT. Może jednak zawierać informacje potrzebne do kontaktu z hotelem oraz dane dotyczące ceny, terminu pobytu i opłat.

Jeżeli faktura ma dokumentować wydatek firmowy, należy sprawdzić, czy obejmuje wszystkie elementy ceny. Mogą to być opłaty za nocleg, śniadanie, parking, sprzątanie lub inne świadczenia zamówione podczas pobytu.

Faktura za nocleg to obowiązek właściciela obiektu, natomiast faktura za prowizję to dokument wystawiany przez Booking.com dla przedsiębiorców.

Booking.com a faktury dla firm i osób prywatnych

Booking.com ułatwia wyszukiwanie obiektów, rezerwowanie pobytów i komunikację z gospodarzami. W przypadku osoby prywatnej platforma nie wystawia faktury za zakwaterowanie, ponieważ stroną świadczącą usługę noclegową pozostaje obiekt.

Przedsiębiorca korzystający z platformy może otrzymać od Booking.com osobny dokument za usługę pośrednictwa. Obejmuje on prowizję naliczoną za doprowadzenie do rezerwacji. Nie jest to faktura za pobyt gościa, lecz dokument dotyczący usługi zakupionej przez przedsiębiorcę.

W przypadku podmiotów zagranicznych usługa pośrednictwa jest co do zasady rozliczana według zasad właściwych dla importu usług. Faktura może być wystawiona bez zagranicznego podatku VAT, z oznaczeniem „reverse charge”.

Platformy objęte przepisami Dyrektywy DAC7 mają obowiązek gromadzenia i raportowania organom podatkowym danych o sprzedawcach oraz transakcjach realizowanych za ich pośrednictwem. Raportowanie ma ułatwiać administracji wykrywanie nieujawnionych przychodów i uszczelniać system podatkowy. Samo przekazanie danych przez platformę nie zastępuje rozliczenia przychodu przez właściciela obiektu.

Obowiązek wystawienia faktury przy rezerwacjach

Właściciel obiektu powinien wystawić fakturę, jeżeli klient zażąda jej w terminie wynikającym z przepisów. Dotyczy to zarówno osób prywatnych, jak i firm. Dokument powinien odzwierciedlać rzeczywistą wartość świadczenia oraz prawidłowo wskazywać sprzedawcę i nabywcę.

Zakres obowiązku może zależeć od statusu podatkowego obiektu, rodzaju klienta oraz państwa, w którym wykonano usługę. Z tego powodu zasady wystawiania dokumentów za noclegi zagraniczne mogą różnić się od polskich.

Obowiązek wystawienia faktury za usługę noclegową spoczywa na obiekcie, a nie na Booking.com, nawet jeśli cała rezerwacja została przeprowadzona za pośrednictwem platformy.

Dlaczego faktura za nocleg jest ważna w delegacji?

Faktura za nocleg potwierdza wydatek poniesiony podczas podróży służbowej. Przedsiębiorstwo może potrzebować jej do rozliczenia delegacji, zaksięgowania kosztu oraz wykazania związku wydatku z działalnością gospodarczą.

Brak prawidłowego dokumentu może utrudnić zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów. W przypadku podatku VAT możliwość odliczenia zależy między innymi od statusu podatnika, rodzaju zakupionej usługi i związku wydatku ze sprzedażą opodatkowaną.

Przed zaksięgowaniem faktury należy sprawdzić:

• dane sprzedawcy i nabywcy,
• numer NIP firmy, jeżeli dokument wystawiono na przedsiębiorcę,
• datę wykonania usługi oraz datę wystawienia,
• wartość noclegu i wyszczególnione opłaty,
• walutę oraz zastosowaną stawkę podatku.

Co zrobić, gdy faktura z Booking.com zawiera błędy?

Nieprawidłowości na fakturze należy zgłosić podmiotowi, który ją wystawił. W przypadku faktury za nocleg będzie to obiekt, a przy dokumencie za prowizję – Booking.com lub podmiot wskazany na fakturze.

W zgłoszeniu należy opisać błąd i przekazać poprawne dane. Przydatne będą numer rezerwacji, kopia faktury oraz potwierdzenie płatności. Korespondencję najlepiej zachować do czasu otrzymania poprawnego dokumentu.

Korekta danych na fakturze

Błąd w nazwie firmy, adresie lub numerze NIP może wymagać wystawienia faktury korygującej. O sposobie poprawienia dokumentu decydują przepisy podatkowe oraz rodzaj nieprawidłowości.

Nie należy samodzielnie zmieniać danych na otrzymanej fakturze. Poprawiony dokument powinien pochodzić od wystawcy i zastąpić błędną wersję w dokumentacji księgowej.

Kwestionowanie faktury w przypadku nieprawidłowości

Jeżeli kwota na fakturze nie odpowiada cenie rezerwacji albo dokument obejmuje niezamówione opłaty, należy w pierwszej kolejności skontaktować się z obiektem. Do zgłoszenia warto dołączyć potwierdzenie rezerwacji, warunki pobytu i dowód zapłaty.

Gdy reklamacja nie przyniesie rozwiązania, konsument może skorzystać z pomocy właściwych instytucji konsumenckich. Przedsiębiorca powinien przekazać sprawę księgowości lub doradcy podatkowemu, zwłaszcza gdy dokument został już ujęty w ewidencji.

Rozliczenie faktury za prowizję przez przedsiębiorców

Przedsiębiorca korzystający z Booking.com otrzymuje od platformy fakturę za usługę pośrednictwa, czyli prowizję od rezerwacji. Ten dokument nie potwierdza zakupu noclegu przez właściciela obiektu. Dokumentuje koszt korzystania z platformy.

Jeżeli usługodawca ma siedzibę poza Polską, zakup takiej usługi jest co do zasady importem usług. Polski przedsiębiorca rozlicza VAT należny według zasad odwrotnego obciążenia. Przy czynnym podatniku VAT podatek należny może być jednocześnie podatkiem naliczonym do odliczenia, jeśli zakup służy działalności opodatkowanej.

Faktura za prowizję często nie zawiera zagranicznego VAT. Powinna wskazywać dane przedsiębiorcy oraz oznaczenie „reverse charge”. Przed rozpoczęciem takich rozliczeń może być potrzebna rejestracja do transakcji wewnątrzwspólnotowych, zależnie od siedziby usługodawcy i statusu podatnika.

• czynny podatnik VAT – wykazuje import usług w ewidencji VAT, a podatek należny może rozliczyć równolegle jako naliczony,
• podatnik zwolniony z VAT – wykazuje i wpłaca VAT należny, lecz nie odlicza go jako podatku naliczonego,
• przedsiębiorca rozliczający podatek dochodowy – ujmuje wartość netto prowizji w kosztach, jeżeli wydatek ma związek z działalnością i jest prawidłowo udokumentowany.

W kosztach uzyskania przychodów ujmuje się wartość netto faktury za prowizję. Nieodliczony VAT może powiększyć koszt podatkowy, jeśli przepisy nie dają prawa do jego odliczenia i spełnione są pozostałe warunki rozliczenia.

Właściciel obiektu powinien oddzielić przychód z noclegu od kosztu prowizji. Przykładowo, gdy rezerwacja opiewa na 2000 zł, a Booking.com pobiera 200 zł prowizji, przychód ze sprzedaży wynosi 2000 zł, natomiast 200 zł stanowi koszt usługi pośrednictwa na zasadach właściwych dla wybranej formy opodatkowania.